Si hiciéramos un estudio sobre los hábitos de los trabajadores en una empresa, algunas personas dirían que las juntas, necesarias o no, son la causa principal de la pérdida del tiempo laboral. El uso de redes sociales y los videos de gatitos se pelearían los últimos lugares.
Las juntas son de las actividades más necesarias en una empresa y, a la vez, las que más se evitan. Pero, ¿qué es lo que hace que una junta sea altamente inefectiva? El problema no son las juntas, el problema es que la mayoría de las personas no sabe cómo llevar a cabo una junta de trabajo, en particular si son de equipos más o menos grandes.
En esta nota de Wall Street Journal hablan de algunos personajes con los que convivimos cada día y que, durante una junta, pueden volverse nuestra peor pesadilla. Ellos son los meeting killers, individuos que parecieran esmerarse en que una reunión de trabajo se alargue, sea poco efectiva o incluso sea desagradable. A continuación, te describimos sus perfiles.
El Multifunción (multitask): No, estar en tu dispositivo móvil y sentado a la mesa para una reunión al mismo tiempo no es ser multifuncional y sí, el tiempo es eso que pasa cuando estás jugando en tu iPad y “atendiendo” la junta. Estos somos casi todos y no menos molestos que los siguientes.
Cómo combatirlo: Implementar una política libre de computadoras y dispositivos móviles.
El Detractor (naysayer): “Cualquier cosa que digas no va a funcionar, no importa cuándo lo digas.” Cuando cree que se está llegando a un acuerdo, es el momento en el que interrumpe con alguna objeción que elimina todo rastro de consenso.
Cómo combatirlo: Pedirle que cada vez que dé un punto de vista negativo, ofrezca una solución al asunto que se está tratando.
El Conspirador silencioso (quiet plotter): Al parecer nunca tiene qué decir y siempre está de acuerdo pero en cuanto termina la reunión, empieza su venganza. Es el encargado de planear cómo va a echar abajo el trabajo de todos.
Cómo combatirlo: Pedir su punto de vista de vez en cuando para que diga lo que piensa antes de atacar.
El Averiguador o Bocazas (rambler): Disfruta de hablar de todo menos del objetivo de la junta. Desviará la comunicación por rumbos que, obviamente, no llevan al término de la reunión y te perderá en el camino para matarte de aburrimiento.
Cómo combatirlo: Interrúmpelos, no hay de otra. O dales un dulce cada vez que desvíen el tema hasta que aprendan a apegarse a la agenda.
El Bufón (jokester): Se siente el alma de la junta, trata de disipar la tensión rematando sus comentarios con bromas que casi siempre están fuera de lugar. Por si esto fuera poco, esperará que te rías.
Cómo combatirlo: Puede ser molesto, pero soportable gracias a los demás. Simplemente no te rías hasta que se dé cuenta que ni da risa.
El Dominador (dominator): Tiene distorsionado el sentido de la objetividad. Sobreestima el valor de sus comentarios y puntos de vista. Es impertinente y tratará de convencerte (obligarte) a estar de acuerdo con sus argumentos.
Cómo combatirlo: Hay que decirle que es muy interesante lo que está diciendo, que dejarás que exponga sus puntos de vista si el tiempo lo permite, pero no lo hará.
Este artículo da buenas recomendaciones en condiciones normales. Para un análisis más completo y más sugerencias, te recomendamos el podcast de Manager Tools, donde se analizaron estos patrones con mayor profundidad.
http://search.manager-tools.com/search?q=meeting+killers&op=Search&site=default_collection
Aquí hay otras recomendaciones para sentar las reglas del juego cuando se lleva a cabo una junta:
- Hacer una agenda clara y concisa.
- No permitir el uso de computadoras ni dispositivos móviles.
- Recordarle a las personas el punto que se está abordando cuando el tema se desvíe.
- Pedirle a la gente callada que comente acerca del asunto que se trata.
- Hacer una ronda de comentarios en la que todos puedan aportar.
- Preguntar con antelación si alguien tiene algún inconveniente.
- Poner un límite a las presentaciones.
- Interrumpir a la gente que habla mucho o con otras personas.
- Establecer la hora de término de la reunión.
